Menu

Usprawnienie przepływu informacji w małej i średniej firmie

Lipiec 11, 2018 - horeca
Usprawnienie przepływu informacji w małej i średniej firmie

Ograniczony dostęp do informacji w każdej firmie wprowadza zamęt i burzy harmonię codziennej pracy. Być może dobrze znana jest nam sytuacja, kiedy ktoś podczas realizacji jakiegoś zadania otrzymuje jakieś nowe informacje, ale nie wie czy są sprawdzone, zaczyna chodzić i pytać i w efekcie już sam nie wie, co ma robić. Taka dezinformacja znacznie opóźnia pracę, ale i wpływa na komfort jej wykonywania. Łatwo można poczuć się pominiętym lub wyjętym z planów, może się też okazać, że w świetle nowych zmian w projekcie część pracy została wykonana niepotrzebnie. W efekcie pracownicy tracą czas i motywację do realizacji wyznaczonego celu. Można temu jednak zaradzić, wprowadzając odpowiednie oprogramowanie takie jak JIRA Polskahttp://jirasolutions.pl/jak-usprawnic-przeplyw-informacji-w-malej-i-sredniej-firmie/.

Dlaczego JIRA Polska?

JIRA Polska to platforma, na której każdy pracownik ma utworzone swoje konto. Platforma jest tak naprawdę idealnym odzwierciedleniem wszystkich prowadzonych w firmie projektów. Na platformie obecna jest też osoba zarządzająca projektami, która przypisuje pracowników do określonych projektów. Na platformie można też dodać pełną dokumentację, która ułatwi każdemu z pracowników dostęp do głównych założeń realizowanego zadania. W razie konieczności gdyby coś było niejasne albo też pracownik wróciłby do realizacji projektu po chwilowej nieobecności – zawsze może zajrzeć do dokumentacji i przypomnieć sobie o co tak naprawdę chodziło. To bardzo wygodne, bo nie musi wówczas chodzić i wypytywać swoich kolegów o podstawowe kwestie, tym samym oszczędzając swój czas, jak i innych.

Przejrzysty schemat realizacji projektu

W JIRA Polska osoba zarządzająca projektem każdemu z pracowników może przypisywać zadania do realizacji. Każdy pracownik ma na swoim koncie te zadania i wie nad czym ma obecnie pracować. Każde zadanie ma swój tytuł, może posiadać opis, załączniki, a także priorytet ważności lub harmonogram jego wykonania. Za pośrednictwem platformy ułatwiona jest też wzajemna komunikacja na linii pracownik – pracownik oraz pracownik – kierownik projektu. W razie pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości, które miałyby wstrzymywać realizację projektu zawsze można wykorzystać taki właśnie kanał komunikacyjny. Narzędzie JIRA Polska jest też bardzo przydatne w przypadku wykonywania poprawek do projektu zgłaszanych do projektu. W programie można je łatwo rejestrować w formie zadań, gdzie opisuje się charakter poprawki, przypisuje się do jej sprawdzenia konkretną osobę, a także wyznacza się jej termin realizacji zadania. Dzięki takiemu rozwiązaniu żadna uwaga od klienta nie zostanie bez odpowiedzi.

Aby każdy z pracowników czuł się członkiem zespołu

Oprócz wyposażenia pracowników w odpowiednie narzędzia warto także popracować nad tym, aby wszyscy pracownicy czuli, że tworzą jeden zespół. Bardzo popularnym i sprawdzającym się w praktyce rozwiązaniem są spotkania całego zespołu, podczas których każdy relacjonuje na jakim jest etapie pracy i jakie zadania będzie wykonywał w najbliższym czasie. Podczas takiego spotkania można również powiedzieć o swoich wątpliwościach czy też napotkanych problemach w momencie realizowania jakiegoś zadania. Można też sugerować zmiany lub też rozwiązania alternatywne. Dzięki spotkaniu każdy z pracowników jest na bieżąco z tym, co dzieje się w projekcie. Lepszym rozwiązaniem jest zorganizowanie jednego spotkania, w którym uczestniczą wszyscy zamiast sytuacji, w której każdy pracownik każdego pracownika miałby wypytywać o to, czym akurat się zajmuje i jak mu idzie. To także lepsza optymalizacja posiadanego czasu pracy.

Dodaj komentarz